Stało się już tradycją, że doroczne spotkanie sekretarzy i ekonomów jurysdykcji zakonnych należących do Konferencji Wyższych Przełożonych Zakonów Męskich odbywa się w Kielcach podczas targów SacroExpo.
XIV spotkanie sekretarzy rozpoczęło się 15 czerwca.
Po przywitaniu przez o. Kazimierza Malinowskiego, sekretarza gen. KWPZM, przewodnictwo spotkania przejął ks. Dariusz Bartocha SDB, dotychczasowy sekretarz, a obecnie inspektor krakowskiej Inspektorii Salezjanów i konsultor KWPZM. W obradach uczestniczy ponad 60 sekretarzy generalnych i prowincjalnych oraz ich współpracowników.
Pierwszy prelegent, o. Grzegorz Filipiuk OFMCap, przedstawił temat:
„Drukować, czy nie drukować? Dokumentacja elektroniczna i papierowa. Wytwarzanie i archiwizacja”.
We wstępie o. Grzegorz zauważył, że aktualnie w obiegu są dokumenty elektroniczne z podpisem elektronicznym oraz dokumenty papierowe, podpisane i skopiowane w formie PDF, które funkcjonują w obiegu elektronicznym, ale oryginał pozostaje papierowy.
Następnie o. Grzegorz przedstawił aktualnie obowiązującą w Polsce nomenklaturę i metody dotyczące zarządzania dokumentami elektronicznymi. Kolejnym elementem wykładu była prezentacja przepisów prawnych obowiązujących w Polsce w zakresie obiegu dokumentacji. Przypomniał, że zgodnie z obecnym prawem opieczętowanie dokumentów nie jest potwierdzeniem ich ważności, jedynie własnoręczny podpis osoby upoważnionej uwierzytelnia dokument. Według aktualnego stanu prawnego od 1 października 2029 r. cały obieg dokumentów w instytucjach państwowych ma być wyłącznie elektroniczny.
Nie ma przepisów, które nakazują drukowanie i archiwizowanie dokumentów elektronicznych w formie papierowej, ale z punktu widzenia skuteczności archiwalnego przechowywania tych dokumentów prelegent zachęcał do druku tych dokumentów i przechowywania ich w formie tradycyjnej. O. Grzegorz zaproponował praktyczną zasadę selekcji dokumentów przechowywanych w archiwum podręcznym (kancelarii): należy tam przechowywać te dokumenty, które mogą jeszcze służyć do bieżącego funkcjonowania instytucji oraz dotyczące osób żyjących.
W ostatniej części wykładu o. Grzegorz przypomniał, jakie są kategorie dokumentów przechowywanych w archiwach zgodnie ze specyfikacją państwową oraz przedstawił plusy i minusy przechowywania dokumentów elektronicznych. Konkluzja wykładu brzmiała: „nie rezygnowałbym z przechowywania dokumentacji papierowej”.
Po przerwie prezes Instytutu Statystyki Kościoła Katolickiego dr hab. Marcin Jewdokimow oraz dr Karol Leszczyński przedstawili argumenty za sensownością zbierania danych statystycznych. Swoją prezentację oparli na najnowszych badaniach ISKK.
Przedstawili na przykładzie badania dotyczącego „dominicantes” w Polsce oraz sondażu przed synodem o synodalności, jak bardzo tzw. lokalność wpływa na widzenie istotnych problemów dotyczących sytuacji Kościoła. Statystyka pokazuje zróżnicowanie i złożoność problemów, które dotykają Kościół. Wniosek jest taki, że nie można zbyt łatwo budować ogólnych tez dotyczących całego Kościoła czy Kościoła w Polsce, ponieważ istnieją bardzo duże zróżnicowania w wymiarze lokalnym, do tego stopnia, że wnioski wynikające z badań mogą być wzajemnie sprzeczne.
Ciekawym pomysłem jest porównywanie danych zbieranych przez instytucje państwowe z danymi kościelnymi. Na przykład okazuje się, że liczba małżeństw sakramentalnych spada w Polsce porównywalnie do liczby wszystkich zawieranych małżeństw.
Wiele zjawisk społecznych pozostałoby w ukryciu, gdyby nie przeprowadzone badania statystyczne (na przykład zjawisko agresji wobec osób duchownych).
Inne badanie wykazało, że parafie funkcjonują w zupełnie innych mediach społecznościowych (głównie Facebook), podczas gdy młodzież preferuje TikToka, Messengera i Instagram. Takie badania dają możliwość plastycznego reagowania na zmiany zachodzące w społeczeństwie.
Badania ISKK wykazały także, iż do grup kościelnych działających w parafiach należy ponad 2 mln ludzi. To wskazuje, że Kościół jest bardzo ważną instytucją społeczną, generującą aktywność ludzką.
ISKK prowadzi nie tylko badania statystyczne, ale także socjologiczne, bo nie wszystko da się zbadać metodą statystyczną. Zmiany dokonujące się w społeczeństwie wymagają zróżnicowanej metodologii.
Po prezentacji do pracowników ISKK skierowano szereg pytań.
Ostatnia prezentacja dotyczyła firmy KP-System. Jest to firma rodzinna zajmująca się dostawami urządzeń elektronicznych i sprzętu nagłośnieniowego do kościołów. Ostatnio firma pomaga w przygotowywaniu sal na tzw. spotkania hybrydowe (czyli połączone z udziałem osób w systemie online).
Drugiego dnia spotkania po porannej Eucharystii, połączonej z Jutrznią, obrady zostały wznowione tematem „Bezpieczny obieg dokumentów w systemie e-Kuria i e-Pismo”, który przedstawił p. Mateusz Nakielski.
Opisał on ewolucję tych systemów, a szczególnie „e-Pismo”, która dokonywała się w ciągu ostatniego roku w oparciu o założenia wypracowane wspólnie z sekretariatem KWPZM oraz współpracę z jurysdykcjami KWPZM.
Po prezentacji uczestnicy zadali prelegentowi szereg pytań oraz zgłosili praktyczne uwagi dotyczące korzystania z tych systemów.
Po przerwie kawowej pracownicy sekretariatu KWPZM przedstawili informacje i problemy związane z bieżącą działalnością Konferencji.
Na tym zakończyła się część spotkania dedykowana sekretarzom generalnym i prowincjalnym.
OKM
