W dniach 13-14 lutego 2026 roku w Kampusie Uniwersytetu Jana Pawła II w Krakowie, w przestronnej auli Biblioteki Uniwersytetu, odbyło się szkolenie dedykowane Siostrom Sekretarkom Zakonnym zorganizowane przez ks. prof. Piotra Kroczka oraz s. Krescencję Huk, sekretarkę generalną Konferencji WPŻZZ w Polsce. Wydarzenie zgromadziło 99 sióstr z różnych zgromadzeń zakonnych w Polsce, które na co dzień pełnią ważną funkcję sekretarek w swoich wspólnotach. Spotkanie to, zorganizowane z myślą o podnoszeniu kwalifikacji w dynamicznie zmieniającym się środowisku administracyjnym Kościoła, przyciągnęło uczestniczki z całego kraju, tworząc przestrzeń do profesjonalnego rozwoju i integracji.
Program szkolenia był bogaty i wielowątkowy, obejmujący praktyczne zagadnienia niezbędne w codziennej pracy sekretariatu zakonnego. Uczestniczki miały okazję zgłębić tematy takie jak:
- Zarządzanie dokumentacją papierową i cyfrową, rejestry oraz archiwizacja – wykład skupiony na profesjonalnym tworzeniu i efektywnym porządkowaniu zasobów sekretariatu, z naciskiem na hybrydowe systemy przechowywania przedstawił ks. prof. Piotr Kroczek.
- Odpowiedzi na urzędowe pisma i na „trudne pisma”: analiza treści, formułowanie myśli, dobór formy, unikanie ryzyka w odpowiedzi na przykładowych przypadkach zaprezentowała adw. dr Kinga Karsten.
- AI w sekretariacie: tworzenie i poprawa pism oraz korespondencja seryjna – nowoczesne zastosowanie sztucznej inteligencji do tworzenia i poprawy pism, generowania korespondencji seryjnej oraz automatyzacji rutynowych zadań – mgr Sebastian Wojnowski.
- Ochrona danych w sekretariacie: technika i organizacja – wykład prowadzony przez ks. prof. Piotra Kroczka, Kościelnego Inspektora Ochrony Danych, który omówił regulacje Dekretu kościelnego i praktyczne wskazówki dla sekretariatów zakonnych.
- Poprawność językowa pism – zajęcia z mgr Sebastianem Wojnowskim poświęcone były stylistyce i gramatyce w oficjalnej korespondencji kościelnej.
- Niezbędne i zalecane dobre praktyki w sekretariacie – przedstawiła r. pr. dr Małgorzata Sobiecka.
- Ochrona interesów Zgromadzenia i Sióstr: zniesławienie, dobra osobiste, negocjacje i inne sytuacje – prelekcja adw. dr Kingi Karsten na temat radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych.
- Sztuka zarządzania w sekretariacie: organizacja pracy własnej i koordynacja zespołu – z narzędziami do optymalizacji procesów administracyjnych zaprezentowała r. pr. dr Małgorzata Sobiecka.
- Psychologia komunikacji i asertywność w sekretariacie – wykład dr. hab. nauk med. Krzysztofa Krajewskiego-Siudy, skupiony był na budowaniu relacji, radzeniu sobie z trudnymi rozmówcami i rozwijaniu umiejętności asertywnych.
Szkolenie stało się także nieocenioną okazją do wymiany doświadczeń między siostrami z różnych zgromadzeń. Podczas przerw uczestniczki dzieliły się wyzwaniami codziennej pracy, pomysłami na jej usprawnienie oraz doświadczeniem z własnych sekretariatów. Atmosfera spotkania sprzyjała budowaniu sieci kontaktów, co z pewnością zaowocuje dalszą współpracą.
Na zakończenie szkolenia uczestniczki podkreślały jego praktyczny charakter i wysoki poziom merytoryczny, wyrażając zarazem wdzięczność za jego zorganizowanie. Organizatorzy zapowiedzieli kontynuację podobnych inicjatyw, by wspierać siostry sekretarki zakonne w ich ważnej służbie.
/s. Krescencja Huk/
