W spotkaniu wzięli udział: Definitor Generalny o. Ernest Siekierka, prowincjałowie z Polski, Czech i Ukrainy oraz sekretarze ds. formacji i ewangelizacji misyjnej (o. Witosław Sztyk, o. Dymitr Żeglin). Większa część obrad dotyczyła organizacji wizyty Ministra Generalnego i Zarządu Zakonu w Polsce we wrześniu 2012.
Przedstawiciele sekretariatów ds. formacji i ewangelizacji zaprezentowali działalność tych ważnych komórek administracyjnych konferencji. Trwają prace nad przygotowaniem publikacji o historii konferencji. Powołano do istnienia fundusz konferencji. Utworzono komitet organizacyjny, który zajmie się przygotowaniem wizyty Zarządu Zakonu. Poinformowano o zbliżających się sympozjach klariańskich w Warszawie (16 maja) i Katowicach (24 maja). Prowincjał czeski o. Jeroným František Jurka zaprosił na beatyfikację braci męczenników do Pragi w dn. 13 października 2012.